1.400 admissões em 15 dias: bastidores de um projeto de alto volume com admissão digital

Contratar em alto volume sempre foi um grande desafio para as áreas de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.

Quando falamos de centenas ou milhares de pessoas sendo admitidas em um curto período, não estamos falando apenas de coletar documentos ou preencher cadastros. Estamos falando de prazo, conformidade, organização, experiência do candidato, integração entre sistemas e capacidade operacional para acompanhar cada etapa do processo.

Recentemente, acompanhamos de perto um projeto bastante significativo: aproximadamente 1.400 admissões realizadas em um período de 15 dias, utilizando a plataforma de Admissão Digital da HR Journey, o Journey Start.

Foi um projeto intenso, desafiador e, principalmente, muito rico em aprendizados.

Preparação antes da operação

Um dos pontos mais importantes desse projeto aconteceu antes mesmo do início das admissões.

Diante do alto volume de contratações, entendemos que seria necessário antecipar melhorias que pudessem trazer mais velocidade, controle e segurança para a operação. Por isso, uma semana antes do início do projeto, desenvolvemos e entregamos duas novas funcionalidades importantes na plataforma.

A primeira foi a possibilidade de criar automaticamente o processo de admissão digital no Journey Start a partir do registro preliminar do colaborador no TOTVS RM. Essa evolução permitiu reduzir etapas manuais e trouxe mais agilidade para a abertura dos processos admissionais, conectando melhor a rotina do RH/DP com a jornada digital do candidato.

A segunda entrega foi uma funcionalidade para carga em lote dos dados de contrato, permitindo que informações essenciais fossem processadas de forma mais rápida e estruturada.

Na prática, essas duas entregas ajudaram a dar mais fluidez ao projeto, especialmente porque, em contratações de alto volume, qualquer etapa manual pode se transformar em um gargalo operacional.

Indicadores do projeto

Durante a execução do projeto, também acompanhamos os chamados e solicitações de apoio recebidos. Ao todo, foram registrados 26 chamados relacionados ao processo:

Tipo de chamado	Quantidade	Representatividade
Dúvidas dos candidatos	9	35%
Erros de integração	5	19%
Melhoria	2	8%
Problemas de cadastro preenchido incorretamente	4	15%
Relatórios de apoio para conferência	6	23%
Total	26	100%

Um dos chamados foi gerado por uma inconsistência no preenchimento cadastral do candidato, que fez com que a plataforma solicitasse um documento não aplicável ao seu caso.

Esse tipo de situação reforça a importância de termos processos digitais bem estruturados, mas também mostra que a experiência do candidato precisa ser continuamente analisada e melhorada.

A tecnologia automatiza, organiza e dá escala. Mas a melhoria da jornada depende também da observação dos comportamentos reais de uso.

Qualidade do sistema em operações de grande escala

Um ponto importante desse projeto foi a relação entre o volume total de admissões e a quantidade de chamados registrados.

Foram aproximadamente 1.400 admissões executadas e apenas 20 chamados recebidos durante o processo.

Isso representa um percentual baixo em relação ao volume total de processos executados, o que reforça a qualidade do sistema e demonstra a capacidade da plataforma em sustentar operações de grande escala com organização, estabilidade, confiabilidade e baixa necessidade de intervenção operacional.

Em projetos de alto volume, esse tipo de resultado é essencial. Afinal, quando uma empresa precisa admitir muitas pessoas em um curto espaço de tempo, a plataforma precisa responder com performance, controle e segurança. Não basta apenas digitalizar etapas — é necessário garantir que a operação aconteça com fluidez, rastreabilidade e capacidade de acompanhamento em tempo real.

O papel do suporte em projetos de alto volume

Em uma operação dessa dimensão, o suporte deixa de ser apenas uma área reativa e passa a ser uma parte estratégica do projeto.

Cada chamado recebido ajuda a entender onde existem dúvidas, onde há necessidade de ajuste de comunicação, onde o sistema pode ser mais claro e quais pontos precisam ser acompanhados mais de perto pelo time de RH, DP e tecnologia.

Os chamados relacionados a dúvidas dos candidatos, por exemplo, ajudam a identificar oportunidades de melhoria na comunicação da jornada. Já os chamados ligados a cadastro, integração e relatórios de apoio mostram pontos importantes para evolução do processo, da configuração e da conferência operacional.

Ou seja, cada interação vira insumo para melhoria.

Tecnologia, processo e pessoas caminhando juntos

Um projeto como esse mostra que a admissão digital não é apenas sobre substituir papel por tela.

É sobre criar uma jornada mais inteligente, com etapas bem definidas, informações centralizadas, acompanhamento em tempo real e integração com os sistemas que já fazem parte da rotina das empresas.

Também é sobre permitir que os times de RH e DP tenham mais controle sobre o processo, mais visibilidade dos status e mais segurança para atuar em momentos de alta demanda.

Quando a empresa precisa contratar em grande volume, o tempo é um fator crítico. E, nesse cenário, tecnologia bem aplicada faz diferença.

Lições aprendidas e próximos passos

Mesmo com resultados positivos, acreditamos que todo projeto precisa terminar com uma etapa essencial: a agenda de lições aprendidas.

Esse será o próximo passo. Queremos olhar para o projeto com profundidade, entender o que funcionou bem, identificar pontos de melhoria e transformar essa experiência em evolução para os próximos ciclos.

Algumas perguntas que ficam para essa etapa:

• Como podemos reduzir ainda mais as dúvidas dos candidatos?
• Existem campos ou etapas que precisam de uma comunicação mais clara?
• Quais validações podem ser aprimoradas para evitar preenchimentos incorretos?
• Como podemos melhorar ainda mais as integrações?
• Quais indicadores devem ser acompanhados desde o primeiro dia em projetos de alto volume?
• Quais automações podem ser ampliadas para reduzir ainda mais esforço manual?

Porque sempre existe espaço para melhorar.

E, como costumamos dizer por aqui: a cada projeto realizado, nunca saímos da mesma forma.

É por isso que gostamos tanto de trabalhar com projetos. Eles nos permitem enxergar, na prática, a evolução dos processos, da tecnologia e das pessoas envolvidas.

No fim, esse projeto não foi apenas sobre realizar 1.400 admissões em 15 dias. Foi sobre aprender, evoluir e mostrar como a tecnologia pode apoiar o RH em momentos decisivos.

A HR Journey segue evoluindo

A HR Journey segue evoluindo sua plataforma de Admissão Digital para apoiar empresas que precisam contratar com mais velocidade, segurança e controle.

Projetos de alto volume exigem tecnologia, preparo, parceria e capacidade de adaptação. E é exatamente nesse ponto que acreditamos gerar valor: conectando processos, pessoas e dados em uma jornada admissional mais simples, inteligente e eficiente.

Porque admissão digital não é apenas sobre começar um processo. É sobre criar melhores jornadas desde o primeiro passo.

Quer entender como a admissão digital pode apoiar sua empresa em processos de alto volume? Fale com nosso time.